OBBLIGO DI COLLEGAMENTO POS–RT: CHIARIMENTI OPERATIVI PER LE FARMACIE

Sono titolare di una farmacia e ho letto da una Vs. Sediva News che dal 1° gennaio u.s. è entrato in vigore l’obbligo di collegamento tra RT e POS. Vorrei capire se sarà necessario intervenire sui dispositivi, se dovrò sostituire i POS esistenti o far intervenire un tecnico. Inoltre, non mi è chiaro quali siano le tempistiche per mettermi in regola e quali rischi corro in caso di mancato collegamento. Mi preoccupa anche il tema della corretta indicazione della modalità di pagamento sullo scontrino, considerando l’elevato numero di operazioni giornaliere. Potete chiarire cosa è obbligatorio fare concretamente e quali controlli sono previsti da parte dell’Agenzia delle Entrate?

Con decorrenza 1° gennaio 2026, la Legge di Bilancio 2025 ha effettivamente introdotto per tutte le farmacie [ma non solo, s’intende]   l’obbligo – come Lei giustamente ricorda – di abbinamento tra il registratore telematico e gli strumenti di pagamento elettronico, con la finalità evidentemente di rafforzare la coerenza tra i pagamenti incassati tramite POS e i corrispettivi fiscalmente certificati e, tutto sommato, anche di consentire all’Amministrazione Finanziaria controlli automatizzati sempre più puntuali.
In tale contesto il pagamento elettronico e l’emissione dello scontrino dovranno risultare strettamente collegati sotto il profilo tecnico e informativo, quindi con flussi di dati coerenti e confrontabili, rendendo l’adempimento RT–POS un passaggio ormai strutturale per l’operatività delle farmacie.
Pertanto, ogni POS utilizzato per l’incasso dovrà risultare formalmente associato a un registratore telematico censito presso l’Agenzia delle Entrate, tenendo però conto che il collegamento:

– non comporta interventi hardware;

– non richiede la sostituzione dei POS esistenti e avverrà esclusivamente tramite una procedura web che sarà resa disponibile nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
Questa procedura web, beninteso, per le farmacie da noi assistite sarà gestita dal nostro Studio.
Quanto alle tempistiche, invece:

• per i POS già attivi alla data del 1° gennaio 2026, il collegamento dovrà essere effettuato entro quarantacinque giorni dalla messa a disposizione della procedura web da parte dell’Agenzia delle Entrate, evento atteso indicativamente nel mese di marzo 2026 [ma a tempo debito daremo notizie aggiornate anche a questo riguardo], con la conseguenza che il termine non decorre dall’inizio dell’anno ma dalla concreta attivazione del servizio;
• per i POS attivati successivamente, e in particolare dopo il 31 gennaio 2026, il collegamento dovrà essere effettuato nel secondo mese successivo alla messa in funzione del dispositivo.

Il mancato rispetto delle tempistiche appena indicate può esporre la farmacia al rischio di ricevere comunicazioni di compliance da parte del Fisco, inizialmente di natura tecnico-anagrafica, che segnalano la presenza di POS attivi non abbinati ad alcun registratore telematico, comunicazioni che tuttavia non possono né devono essere sottovalutate; infatti, una gestione tardiva o non strutturata può condurre rapidamente alla fase di accertamento con l’applicazione di sanzioni che, per il mancato collegamento RT–POS, possono arrivare fino a 4.000 Euro oltre a eventuali sanzioni accessorie.
Assume inoltre particolare rilevanza la corretta indicazione della modalità di pagamento sul documento commerciale, in quanto dal 2026 tale informazione rappresenta l’elemento di raccordo tra il corrispettivo certificato e il movimento registrato dal POS.
Considerata però la complessità operativa [di gran parte] delle farmacie, spesso infatti caratterizzate dalla presenza di più POS e da un elevato volume di transazioni giornaliere, il verificarsi di differenze tra flussi POS e corrispettivi è quasi fisiologico, e tuttavia tali differenze dovranno risultare – da quest’anno- ordinate, coerenti e spiegabili sulla base di procedure interne corrette e adeguatamente documentate.
Tutto ciò assume particolare rilevanza al fine di evitare l’applicazione di sanzioni tutt’altro che trascurabili, poiché la normativa prevede una sanzione pari a 100 Euro per ciascun file giornaliero trasmesso con errori.
Giova anche aggiungere che – trattandosi di un adempimento con cadenza giornaliera – non trova, perché non può trovare, applicazione il principio del cumulo giuridico, cosicché ogni singola giornata caratterizzata da uno o più errori di trasmissione genera una sanzione autonoma, con un’esposizione che può arrivare fino a un massimo di 1.000 Euro per ciascun trimestre.
Alla luce di quanto sopra dobbiamo insomma raccomandare:

• di avviare fin da ora una verifica dei POS attivi;
• di predisporre per tempo il collegamento con i registratori telematici;
• di controllare le impostazioni relative alle modalità di pagamento; e
• di conservare in modo sistematico la documentazione di supporto.

D’altronde, attenzione, un approccio preventivo e organizzato consente/può consentire di ridurre anche sensibilmente il rischio di comunicazioni di compliance e anche, in definitiva, di affrontare con maggiore serenità i controlli che nei prossimi anni potranno essere forse sempre più frequenti e, soprattutto, automatizzati [con tutto quel che questo può comportare].

(andrea raimondo)