CONTROLLO SULLE E-MAIL IN FARMACIA: SOLO CON GARANZIE REALI PER I DIPENDENTI

Per ragioni organizzative, ho la necessità in farmacia di monitorare proprio gli account e-mail della farmacia perché devo rendermi conto di come i nostri collaboratori, farmacisti e non, li utilizzino.
Noi siamo convinti, e ne abbiamo del resto la prova documentale, che alcuni di loro ne facciano un uso eccessivamente disinvolto e soltanto personale: questo oltretutto li distoglie dai loro obblighi lavorativi.
Vorrei sapere se e quali sono i limiti che le nostre misure di controllo non devono superare e quindi quali sono i limiti della privacy.

Riceviamo spesso quesiti in merito alla legittimità – e ai limiti – dei controlli datoriali sulla posta elettronica aziendale utilizzata dai collaboratori.

La questione è tornata alla ribalta dopo il provvedimento n. 243 del 29 aprile 2025, con cui il Garante della Privacy ha sanzionato la Regione Lombardia per la raccolta sistematica dei log di navigazione e dei metadati delle e-mail dei dipendenti, senza le necessarie garanzie.

Il titolare del trattamento – in questo caso il datore di lavoro e quindi la società titolare della farmacia o, è chiaro, anche il titolare in forma individuale – può senz’altro configurare i sistemi aziendali in modo da conoscere, anche indirettamente, i dati riferibili alle attività telematiche dei lavoratori, ma solo nel rispetto delle condizioni poste dallo Statuto dei Lavoratori, come modificato dal Jobs Act, e del Regolamento UE 2016/679.

Serve un’adeguata informativa preventiva, servono accordi collettivi o autorizzazioni dell’Ispettorato del Lavoro in caso di controlli sistematici, e servono – soprattutto – misure organizzative e tecniche che limitino la compressione della sfera privata.

Ad esempio, può essere utile istituire caselle e-mail ad uso esclusivamente professionale/aziendale [dunque afferenti alla sola farmacia] e però “affiancate” da caselle personali riservate, quel che consentirebbe evidentemente al titolare della farmacia di controllare con “tranquillità” l’utilizzo delle prime senza intrufolarsi nelle seconde.

Per di più, questo è sicuro, in farmacia – dove la corrispondenza può contenere dati sensibili relativi alla salute dei clienti – la cautela, sembra perfino ovvio precisarlo, dovrebbe essere ancora maggiore.

Per il Garante, comunque, non basta – giova precisarlo – che il datore “non legga” le e-mail, perché è illegittima anche la mera raccolta automatica di metadati [come data, ora, mittente e destinatario] se priva di garanzie per il lavoratore e naturalmente non giustificata.

Ogni strumento di controllo deve rispettare, insomma, il principio di proporzionalità e non trasformarsi mai in un mezzo surrettizio di sorveglianza.

(aldo montini)