Dal 1° gennaio 2019 – ormai è impossibile ignorarlo… – la fatturazione, sia attiva che passiva [quindi tanto le fatture ricevute come quelle emesse], deve avvenire con modalità telematiche.

Di conseguenza, non esiste più carta.

I documenti da conservare sono perciò quelli telematici e infatti ne è prevista la conservazione in via sostitutiva, ovviamente alternativa di quella, per così dire, tradizionale in modalità “cartacea”.

Ma, si badi bene, anche se conservata in via sostitutiva, la contabilità deve rispettare perlomeno questi principi:

1)     Gli incassi effettuati giornalmente, battuti nel registratore di cassa, vanno versati in banca senza operare alcun prelevamento per sostenere spese di carattere personale, anche se naturalmente – quantomeno per effetto dei POS – non ci sarà coincidenza tra lo scontrino riepilogativo giornaliero e il versamento effettuato; dal 1° luglio 2019, inoltre, le farmacie con volume di affari superiore a euro 400.000 dovranno segnalare ogni giorno all’Agenzia delle Entrate l’incasso realizzato utilizzando una particolare apparecchiatura del registratore di cassa che si potrà acquisire all’azienda beneficiando di un piccolo bonus; dal 1° gennaio 2020, infine, l’obbligo della comunicazione degli incassi giornalieri sarà esteso a tutte le attività.

2)     Gli accrediti dei corrispettivi SSN già ora sono in pratica accreditati in banca proprio come avviene per i POS.

3)     Tutti i pagamenti per fatture e altre spese vanno operati con rimessa bancaria o assegno tratto sul conto della farmacia.

4)     Per le piccole spese – come carburanti, postali, ecc. – è preferibile, almeno tendenzialmente, utilizzare una carta di credito della farmacia così da poter essere in grado di rilevare nell’estratto conto la relativa movimentazione finanziaria (si tenga d’altra parte presente che anche per altre spese di gestione, come quelle relative alle retribuzioni del personale dipendente, vige l’obbligo di effettuare i pagamenti con bonifici o assegni);

5)     I modelli F24 per i contributi, le ritenute e le imposte vanno pagati sempre tramite addebito in banca.

6)     Le banche devono fornire giornalmente un estratto di conto telematico dove appaiono gli oneri sostenuti – distintamente e non per sommatoria – in modo da poter controllare se i pagamenti hanno avuto buon fine e soprattutto se sussiste qualche uscita di cassa non suffragata da un documento.

7)     Il conto di banca è dunque il “cuore” della contabilità perché prevede la registrazione delle entrate e delle uscite, oltre naturalmente a mettere in evidenza anche il saldo positivo o negativo della gestione.

8)     In presenza di situazioni debitorie è preferibile avere il debito frazionato su più banche anziché concentrarlo in un solo istituto, dato che sotto il profilo dell’indebitamento  il risultato è meno incisivo.

9)     I prelevamenti dal conto di banca della farmacia, ove si ritenga opportuno o necessario utilizzare le disponibilità finanziarie dell’esercizio, vanno trasferiti con bonifico bancario sul conto personale e/o su quello di uno o più soci e/o uno o più collaboratori familiari, sempre indicando come motivazione “prelevamento di utili”.

10) Il prelevamento di utili va poi distinto – attenzione, perché è un aspetto molto importante – tra utile prodotto negli anni precedenti e utile dell’anno in corso, una distinzione che può essere vantaggiosa anche per poter usufruire di (eventuali) agevolazioni.

11)  Dall’estratto conto telematico alla fine di ogni trimestre si potrà in ogni caso conoscere il tasso di interesse applicato sugli scoperti bancari, o meglio l’indicatore sintetico di costo (ISC), che poi è quello effettivamente pagato dalla banca [che dunque in realtà non è quello indicato nell’estratto conto…].

12) Eventuali finanziamenti alla farmacia vanno fatti anch’essi con rimessa bancaria indicando espressamente: “Finanziamento infruttifero”: la restituzione del finanziamento deve tuttavia essere operata sempre con rimessa bancaria dal conto della farmacia a quello personale (del finanziatore, ovviamente) con la precisazione “Restituzione finanziamento infruttifero”.

Almeno per ora, comunque, queste indicazioni possono bastare.

 (franco lucidi)