Siamo ambedue soci-amministratori di una snc appena diventata titolare di farmacia.
La società non ha autovetture intestate e quindi per il momento utilizziamo i nostri veicoli personali anche per gli spostamenti necessari per l’attività della farmacia, e le relative spese (anche soltanto il carburante) cominciano a farsi sentire.
Possono essere in qualche modo imputate alla farmacia anche per essere fiscalmente dedotte dal bilancio della stessa?

 Alle condizioni e nei limiti che vedremo subito, l’amministratore che usa il proprio mezzo privato per finalità aziendali può aver diritto/pretendere/vedersi riconoscere/prelevare un rimborso per le spese sostenute a questo scopo, che naturalmente costituirà – per la società che lo eroga – una spesa deducibile per prestazioni di lavoro assimilato a quello dipendente.
Questo modus operandi si rivela peraltro opportuno in via generale con riguardo al rapporto tra soci/amministratori e società dato che, se effettivamente la spesa è stata sostenuta per l’attività, è corretto che se ne faccia carico la società stessa: e questo, prima e al di là del vantaggio fiscale costituito evidentemente dal rendere deducibili spese che altrimenti – restando nella sfera privata del soggetto che le sostiene – non verrebbero riconosciute in alcun modo.
Ora, i rimborsi spese erogati agli amministratori per l’utilizzo del mezzo personale per finalità aziendali non costituiscono compensi per loro imponibili a condizione però che siano relativi a trasferte extra-comunali e che effettivamente consistano nel mero ristoro delle spese vive collegate all’utilizzo del mezzo stesso e quindi – in termini pratici – se liquidati in misura non superiore alle indennità chilometriche stabilite annualmente, per ciascun modello di veicolo, dall’ACI su una percorrenza convenzionale di 15.000 Km annui (art. 51, comma 4, T.U.I.R.) applicate ai chilometri realmente percorsi.
Per la società-committente, tuttavia, questi oneri – che, come detto, costituiscono pur sempre costi per prestazioni di lavoro assimilato a quello dipendente – sono deducibili “limitatamente al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero 20 se con motore diesel” (art. 95, comma 3, T.U.I.R.).
Ma vediamo di comprendere meglio il senso di queste disposizioni, e teniamo presente – sempre ricordando che parliamo delle sole trasferte extra-comunali – che sono nel concreto configurabili tre ipotesi.

  1. Il rimborso richiesto, calcolato per i chilometri effettivamente percorsi sulla base delle tariffe ACI, non supera i limiti di deducibilità da ultimo richiamati: l’ammontare del rimborso sarà “detassato” per il soggetto che lo riceve e sarà interamente deducibile per la società che lo eroga.
  2. Il rimborso richiesto, calcolato per i chilometri effettivamente percorsi sulla base delle tariffe ACI, supera i limiti di deducibilità da ultimo richiamati: la differenza sarà indeducibile per la società, ma l’intero rimborso sarà “detassato” per l’amministratore perché sempre di rimborso spese si tratta.
  3. Il rimborso richiesto è superiore a quello calcolato per i chilometri effettivamente percorsi sulla base delle tariffe ACI: la differenza con l’importo calcolabile sempre sulla base delle tariffe, dovendo considerarsi non più un rimborso ma un vero e proprio compenso, darà luogo a reddito imponibile per l’amministratore, ma l’intera somma, anche se superiore ai detti limiti, sarà deducibile per la società costituendo pur sempre (sia per la parte-rimborso che per la parte-compenso) una spesa per prestazioni di lavoro assimilato a quello dipendente, e però in quest’ultima ipotesi l’amministratore – anche se farmacista tenuto alla contribuzione all’Enpaf – dovrebbe corrispondere sul compenso percepito [come abbiamo rilevato altre volte] la contribuzione alla Gestione separata dell’Inps.

A ben guardare, considerato che per le società di persone vale il principio di trasparenza ai fini dell’imposizione diretta, e che perciò in definitiva:

per l’ipotesi sub b), quel che non deduce la società è comunque imputato ai soci come maggiore reddito di partecipazione imponibile Irpef;

per l’ipotesi sub c), quel che deduce la società è comunque imputato al socio come compenso imponibile (considerando per di più l’inconveniente dell’assoggettamento a contribuzione Inps del compenso in questione);

la modalità più conveniente – cioè quella che in ultima analisi “massimizza” il risparmio fiscale – resta quella sub b).

Per quanto riguarda gli aspetti documentali è preferibile, per non dire necessario, che la società predisponga una lettera di incarico per le trasferte in questione con l’autorizzazione all’uso del mezzo personale, e che gli amministratori – al termine di ogni trasferta – presentino una nota spese con l’indicazione della destinazione, dei chilometri percorsi, della durata della trasferta e con la liquidazione del corrispondente rimborso sulla base delle richiamate tariffe chilometriche.
Per le “trasferte comunali”, invece, non è ammesso alcun rimborso “detassato” tranne quello per spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (bus, metro), restando quindi escluso ogni rimborso per l’utilizzo del mezzo privato.
In conclusione, come vediamo, non scorre tutto in modo liscio e piano, perché bisogna comunque curare con buona diligenza aspetti formali che talvolta possono rivelarsi fastidiosi, e magari anche eccessivamente onerosi almeno rispetto ai risultati finali, anche se per alcuni profili certi passaggi documentali sono ineludibili prescindendo da qualsiasi loro risvolto fiscale.

                                                                                                            (stefano civitareale)