ATTENZIONE: LA FIRMA DIGITALE SCADE CON IL RELATIVO CERTIFICATO…

[…e di qui allora l’imprescindibilità della marca temporale]

Nel processo di digitalizzazione documentale, l’adozione della Firma Elettronica Qualificata (FEQ) tramite strumenti come la CNS rappresenta una garanzia indiscutibile di autenticità.
Senonché, anche i professionisti e/o i consulenti d’impresa finiscono per trovarsi spesso a dover fare i conti con una criticità di natura puramente tecnica: la limitata durata temporale dei certificati crittografici.
Esattamente, quando un certificato giunge alla sua naturale scadenza triennale, o subisce una revoca anticipata per esigenze normative, l’efficacia delle firme apposte rischia di vacillare. Ed è pertanto in questo contesto che l’impiego della marca temporale diventa un adempimento imprescindibile, come ricorda anche il titolo di queste note.
La marca temporale (o *Timestamping*), vale la pena ricordarlo, è un servizio fiduciario che consente di associare a un documento informatico una data e un orario certi e giuridicamente opponibili a terzi e l’aspetto cruciale sta evidentemente nella capacità di “cristallizzare” il documento nel momento esatto, per l’appunto, della sua sottoscrizione.
Applicando la marca contestualmente alla firma digitale, si attesta in modo inconfutabile che l’atto è stato siglato quando il certificato del titolare era ancora pienamente valido e attivo.
Ora, sul mercato, l’acquisto di questo servizio è estremamente accessibile e standardizzato, perché certificatori accreditati come Aruba o Namirial distribuiscono nei rispettivi negozi online [che altro non sono che i siti Internet dei rispettivi certificatori] le marche temporali sotto forma di “pacchetti a consumo” (es. lotti da 50, 100 o 500 marche) con prezzo orientativo di 25€ per il pacchetto da 100.
L’utilizzo pratico è immediato e integrato nei flussi di lavoro quotidiani. È sufficiente utilizzare il proprio software di firma [come Aruba Sign, Namirial Sign] e selezionare la voce “aggiungi marca temporale” al momento di firmare il file oppure in un secondo momento su un documento già firmato, sia in formato .p7m che .pdf.
Il software aprirà un pannello delle marche temporali dove sarà possibile caricare il pacchetto precedentemente acquistato o acquistare nuove marche direttamente dal portale del certificatore.
L’operazione è estremamente semplice e intuitiva.
Questo meccanismo di protezione si rivela nel lungo periodo addirittura vitale – come è facile comprendere – per i contratti, i bilanci e le delibere societarie.
Senza marcatura, d’altronde, un controllo successivo alla scadenza del chip renderebbe impossibile dimostrare l’anteriorità della firma, compromettendone così il valore legale; inoltre, si badi, il principio non perde efficacia neppure con l’avvento del nuovo regolamento europeo eIDAS 2, che anzi blinda la *Validazione Temporale Qualificata* introducendo anche severi criteri di archiviazione a lungo termine per contrastare l’obsolescenza tecnologica degli algoritmi.
Quanto alla gestione documentale nel lungo periodo, è bene chiarire che la conservazione sostitutiva [o quella digitale a norma] non sostituisce la marca temporale, bensì la affianca e ne presuppone l’utilizzo.
Il processo di conservazione interviene infatti in una fase successiva: prende in carico il file già firmato e marcato all’origine dal professionista, inserendolo in un ambiente sicuro e certificato che ne garantisce l’integrità e la leggibilità negli anni.
All’interno del sistema, il conservatore accreditato applicherà poi una nuova marca temporale cumulativa [sul cosiddetto “pacchetto di archiviazione”] per rinnovare la validità legale dei documenti prima che i singoli certificati originari scadano o diventino obsoleti.
Si tratta dunque di due strumenti sinergici e complementari, entrambi indispensabili per la corretta tenuta delle scritture aziendali.
In conclusione, se ovviamente la firma digitale su una CNS assicura di per sé la paternità del documento, solo l’abbinamento sistematico con la marca temporale è in grado di garantirne la sopravvivenza giuridica e l’opponibilità nel tempo, tutelando l’impresa da qualsiasi contestazione futura.

(carlo villata)