Vorrei un chiarimento il più possibile circostanziato sui termini di conservazione dello scontrino di chiusura giornaliera e del giornale di fondo anche se in formato elettronico, perché sono dati che non sono chiari a parecchi di noi.

 Più di una volta nella nostra Rubrica abbiamo fatto (o tentato di fare…) chiarezza su questi adempimenti, e però in questa circostanza, proprio accogliendo il Suo invito, vogliamo trattare il tema anche con approfondimenti normativi che magari potranno fungere anche da “pro-memoria” in caso di dubbi o divergenze di opinioni.
L’art. 2 del Decreto Ministeriale del 23 marzo 1983 (attuativo della legge 26/01/1983 n. 18 istitutiva dello scontrino fiscale e del registratore di cassa), che contiene le disposizioni di riferimento tuttora vigenti in materia, dispone testualmente che “Gli apparecchi misuratori fiscali […]sono costituiti da speciali registratori di cassa o terminali elettronici o da idonee bilance elettroniche munite di stampante, conformi alle prescrizioni del presente decreto e dei relativi allegati, ed in grado di provvedere alla stampa ed emissione di uno scontrino fiscale, alla stampa ed emissione di uno scontrino di chiusura giornaliera  e alla stampa, contestuale a quella dello scontrino, di un giornale di fondo  [la sottolineatura è nostra].
Il successivo art. 16, proprio disponendo sui termini di conservazione, prevede che “I registri e i documenti previsti dal presente decreto, ad eccezione del giornale di fondo devono essere tenuti e conservati ai sensi dell’art. 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e successive modificazioni.
Il giornale di fondo deve essere conservato per un biennio a decorrere dalla data dell’ultima operazione ivi riportata; il libretto di dotazione dell’apparecchio deve essere conservato per il periodo di uso dell’apparecchio cui si riferisce [la sottolineatura è sempre nostra]. […] I registri, i libretti e qualsiasi altro documento previsto dal presente decreto debbono essere esibiti a richiesta del competente ufficio dell’imposta sul valore aggiunto e della Guardia di finanza.
Pertanto, con l’eccezione del giornale di fondo, per il quale è espressamente previsto il più ridotto termine biennale, tutti gli altri documenti – e quindi anche lo scontrino di chiusura giornaliero – devono essere conservati a norma del richiamato art. 39 del D.P.R. 633/72 e cioè “fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta anche oltre il termine di cui all’art. 2220 c.c.” quindi nel concreto per almeno dieci anni e anche più se dopo quel tempo la relativa annualità non fosse ancora prescritta ai fini fiscali.
Con il decreto ministeriale del 30/03/1992 – emanato dopo la rivisitazione normativa dell’obbligo di rilascio dello scontrino fiscale operata dall’art. 12 della L. 413/99 – è stato introdotto il giornale di fondo elettronico, ormai ampliamente diffuso, denominato “dispositivo-giornale di fondo elettronico” (ovvero, in acronimo, “DGFE”).
La novità non ha però modificato i detti termini di conservazione, che in presenza di un misuratore fiscale “digitalizzato” si riferiscono evidentemente alla relativa memoria il cui programma fiscale deve garantire – come prescritto dallo stesso art. 16-bis del dm. del ’92 – la “lettura del supporto elettronico e relativa stampa del suo contenuto integrale, almeno: per date, tra due date, per numero di scontrino, tra due scontrini. Le operazioni di stampa devono essere permesse anche per supporti precedentemente impiegati;” nonché la “stampa del contenuto del supporto elettronico la quale deve avvenire secondo le modalità di stampa di uno scontrino gestionale” e, infine, il “trasferimento del contenuto integrale del supporto su elaboratore esterno mediante formati e protocolli hardware e software standard”, affinché naturalmente tutta questa documentazione possa essere esibita a richiesta dei verificatori fiscali, come del resto già dispone(va) l’art. 16 del D.M. 23/03/1983 sopra richiamato.

 (roberto santori)

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