10 Domande (e risposte) sulla “Dematerializzazione” delle fatture di
acquisto
Indice:
1. Che vantaggi ho con la “dematerializzazione” delle fatture?
2. Come posso controllare quali fatture sono state inviate dai fornitori
alla Sediva?
3. Devo conservare i DDT cartacei? E quelli elettronici?
4. Devo stampare le fatture per unirle ai DDT?
5. Posso cancellare le vostre email contenenti le fatture in corso di
“dematerializzazione” e registrazione nella contabilità della farmacia?
6. Se mi arrivano anche le fatture cartacee o in pdf dal fornitore ve le
devo comunque inoltrare?
7. Come funziona la protocollazione delle fatture dematerializzate?
8. Posso ricevere le fatture su un indirizzo di posta elettronica
dedicato?
9. Se ricevo una visita dell’Agenzia delle Entrate come posso esibire le
fatture di acquisto?
10. Quale sarà l’ulteriore sviluppo della “dematerializzazione”?
1. Che vantaggi ho con la “dematerializzazione” delle fatture?
I vantaggi sono molteplici: l’aggiornamento della contabilità avviene in
tempo reale, con esattezza assoluta, azzerando qualsiasi possibilità di
smarrimento di documenti e soprattutto riducendo l’archivio cartaceo della
farmacia. Il progresso tecnologico digitale ha avviato una rivoluzione
inarrestabile (definita “quarta rivoluzione industriale”) che prevede la
progressiva eliminazione della carta in favore dei documenti elettronici,
per cui è indispensabile adeguarsi quanto prima.
Da ultimo, il sistema tradizionalmente utilizzato si rivela
“antieconomico”: un dato che nasce come informatico (la fattura) viene
trasferito su carta per poi essere nuovamente riportato in formato digitale
da un altro soggetto, in fase di registrazione contabile.
2. Come posso controllare quali fatture sono state inviate dai fornitori
alla Sediva?
Ogni fattura inviata dai fornitori alla Sediva viene inoltrata in tempo
reale via posta elettronica alla farmacia con la dicitura stampigliata “IN
CORSO DI REGISTRAZIONE – NON INVIARE”
3. Devo conservare i DDT cartacei? E quelli elettronici?
I DDT cartacei devono essere conservati per ora dalle farmacie. In un
prossimo futuro anche per questo tipo di documento sarà attuata la
dematerializzazione e la conseguente conservazione sostitutiva (non
cartacea).
Invece, per i DDT elettronici non è necessaria la stampa, ma la semplice
conservazione, ad esempio, in una “cartella” dedicata del computer di
ciascuna farmacia.
4. Devo stampare le fatture per unirle ai DDT?
No, non è necessario stampare le fatture per unirle ai DDT, che, come sopra
precisato, possono essere conservati autonomamente, magari progressivamente
per data.
5. Posso cancellare le vostre email contenenti le fatture in corso di
“dematerializzazione” e registrazione nella contabilità della farmacia?
Sì, le nostre email possono essere cancellate perché la conservazione
ufficiale delle fatture viene effettuata dalla Sediva in modalità
“sostitutiva”, cioè informatica, con i prescritti requisiti tecnici
previsti dalla legge.
6. Se mi arrivano anche le fatture cartacee o in pdf dal fornitore ve le
devo comunque inoltrare?
I fornitori coinvolti nella “dematerializzazione” hanno ricevuto la Vs.
“liberatoria” circa l’invio delle fatture in Sediva e pertanto i documenti
che la farmacia riceve in modalità cartacea o pdf sono stati già acquisiti
dal nostro sistema informatico e re-inoltrate alla farmacia come indicato
nella risposta al quesito n. 2.
La farmacia, dunque, ha interesse e il diritto di chiedere e pretendere dal
fornitore la sospensione dell’invio delle fatture cartacee o in pdf, onde
evitare duplicazioni con quelle già ricevute dalla Sediva; del resto, la
“liberatoria” firmata già invita, anzi obbliga, i fornitori a rispettare
tale prescrizione.
7. Come funziona la protocollazione delle fatture dematerializzate?
Tutte le fatture dematerializzate vengono registrate nella contabilità
della farmacia in un apposito registro iva acquisti sezionale, con
numerazione progressiva per anno, che si affianca a quello tradizionale
dove vengono registrate le fatture cartacee. Con cadenza mensile – e tale
periodicità è ormai sostanzialmente a regime – viene inviato alla farmacia
un riepilogo delle fatture registrate con i relativi numeri di protocollo.
In questo modello vi sarà anche un link che il farmacista potrà “cliccare”
in modo da accedere alla propria posizione negli archivi informatici della
Sediva e “ripescare” qualunque fattura elettronica precedentemente
registrata; l’obbligo di conservazione per la Sediva è di 10 anni, per cui
l’archivio potrà essere consultato per tutto questo periodo.
8. Posso ricevere le fatture su un indirizzo di posta elettronica dedicato?
Sì, anzi è consigliabile creare un apposito indirizzo di posta elettronica
da comunicare tempestivamente, così da dedicare un’email soltanto a questa
attività, evitando pertanto anche fastidiose mescolanze con la posta
elettronica ordinaria della farmacia.
9. Se ricevo una visita dell’Agenzia delle Entrate come posso esibire le
fatture di acquisto?
La conservazione sostitutiva è perfettamente riconosciuta dalla legge e i
documenti sono prelevabili in pdf ed eventualmente stampabili.
10. Quale sarà l’ulteriore sviluppo della “dematerializzazione”?
In primo luogo, la Sediva trasmetterà mensilmente alla farmacia un
prospetto nel quale vengono indicate tutte le fatture passive (elettroniche
e cartacee) e in cui verrà riportata anche la scadenza di pagamento di ogni
fattura.
La farmacia potrà/dovrà intervenire indicando se quelle scadenze sono state
o saranno rispettate, o meno, cliccando su un “semaforo”: la luce verde
significherà il rispetto di quel termine (potendo precisare anche il conto
corrente sul quale sarà/è stato operato il pagamento, cliccando su
un’apposita “tendina” che apre a tutti i rapporti di conto corrente
intrattenuti dalla singola farmacia); la luce rossa corrisponderà invece al
mancato rispetto della scadenza che il farmacista comunicherà cliccando
quel dispositivo.
Un’ulteriore finalità – per togliere almeno un po’ di lavoro amministrativo
alla farmacia, cosicché il suo titolare o i soci possano meglio dedicarsi
alla gestione imprenditoriale – sarà quella di un confronto (da parte
naturalmente della Sediva) della fattura elettronica con i DDT elettronici:
ove venga riscontrata una differenza, questa sarà tempestivamente segnalata
alla farmacia che potrà dunque procedere al relativo controllo, mentre in
tutti gli altri casi potrà astenersi; è quindi una ragione di più,
crediamo, per guardare con ottimismo e fiducia a queste innovazioni
tecnologiche.
Infine, renderemo ben presto possibile che i movimenti dei conti correnti
bancari utilizzati dalla farmacia siano ricevuti dalla Sediva in tempo
reale (aggiornati cioè al giorno precedente), oltre che alla farmacia, così
da permettere la riconciliazione sostanzialmente immediata di tutte le
poste finanziarie.
La “dematerializzazione” delle fatture di acquisto, insomma, è soltanto
l’inizio, costituendo la base per uno sviluppo che forse potrà essere
perfezionato in tempi sorprendentemente ridotti.
(roberto santori)
