SEDIVA 2.0: LA “DEMATERIALIZZAZIONE” DELLE FATTURE DEI FORNITORI – QUESITO
Avete organizzato con largo anticipo, ci sembra di poter dire, un grande
sistema che dematerializza le nostre fatture di acquisto, facendoci
sottoscrivere apposite “liberatorie” con cui invitiamo i nostri fornitori a
trasmettervi le fatture in specifici indirizzi di posta elettronica a noi
intestati, ma in formato pdf.
Quello che io e qualche collega non abbiamo potuto comprendere è come
cambia, se cambia, la gestione delle fatture all’interno della farmacia e
in generale quali vantaggi ne ricaviamo.

Fino ad oggi Lei ha ricevuto la fattura dal fornitore di merce in formato
cartaceo o con una email che la contiene in pdf, cosicché la fattura è
pronta ad essere da Lei controllata quanto al suo contenuto e alla
corrispondenza con la merce acquistata.
Qualcuno di Voi – più preciso o magari più esigente di altri – protocolla
internamente la fattura e carica i dati principali (valore del documento,
protocollo interno, fornitore, scadenza, ecc.) sul proprio gestionale,
associando altresì il pdf o l’immagine del documento a tali informazioni,
anche allo scopo di “popolare” lo scadenzario interno dei pagamenti.
Invece, con il nuovo sistema – che in realtà è partito già dalla metà di
giugno con alcuni fornitori per allargarsi via via agli altri, tanto è vero
che in questo momento abbiamo complessivamente ricevuto in pdf, e stanno
quindi per essere “dematerializzate”, oltre 25.000 fatture – Lei inizierà
da un giorno all’altro, e comunque tra brevissimo, a ricevere le fatture ma
in formato pdf direttamente dal nostro Ced previamente però da noi
registrate nello Suo specifico registro sezionale degli acquisti, diverso
pertanto da quello riguardante il cartaceo, e recanti stampigliata
un’annotazione (“ARCHIVIATO”, ovvero REGISTRATO – NON INVIARE) che Le farà
comprendere inequivocabilmente che quelle fatture NON devono esserci
inviate unitamente all’altra contabilità del mese, perché appunto da noi
già registrate.
Queste fatture in pdf – stampigliate come ora detto e con impresso il
numero di protocollo di registrazione iva (autonomo e diverso, lo
ribadiamo, da quello delle fatture cartacee) – verranno inviate alle
farmacie a un indirizzo di posta elettronica, che potrà dal titolare essere
dedicato esclusivamente a questo scopo, oppure si tratterà di quello che la
farmacia utilizza normalmente.
Quindi, per Lei, che sia più o meno preciso, non cambia nulla, o meglio
cambierà largamente in meglio, perché potrà continuare a controllare la
fattura nel modo sino ad ora adottato, caricarla nel gestionale con lo
stesso metodo, ma non avrà più l’ingombro cartaceo, perché il documento
contabile verrà da noi conservato in via sostitutiva pur potendo in ogni
caso essere consultato in qualunque momento e anche a distanza di tempo, ma
sempre nel termine prescrizionale di dieci anni previsto dal codice civile.
Inoltre, attenzione, la “dematerializzazione” della fattura è parificata –
in base alle disposizioni contenute nel decreto legislativo (di prossima
pubblicazione) di attuazione della delega fiscale – alla fattura
elettronica, che consente all’impresa di beneficiare della riduzione del
termine di decadenza degli accertamenti del Fisco, di non trasmettere
l’elenco dei clienti e fornitori, né quello Intrastat, e così via.
Insomma, ci pare di aver ampiamente anticipato i tempi con risultati che
auspichiamo, ma in realtà riteniamo del tutto ottimali.
Cogliamo anzi questa circostanza per sollecitare le farmacie che, per una
ragione o l’altra, non vi abbiano ancora provveduto, a trasmetterci –
timbrata e sottoscritta dal titolare – la liberatoria citata nel quesito,
che poi è in sostanza la disposizione con cui la farmacia indica ai
fornitori dove vuole che siano da loro trasmesse le fatture ad essa
indirizzate.
Questa “disposizione-liberatoria”, come avrete rilevato, viene poi da noi
inviata via via a tutti i Vostri fornitori, fatta salva la Bayer per la
quale vi abbiamo fatto pervenire uno specifico documento che la
multinazionale ci ha richiesto e che ci va anch’esso restituito timbrato e
firmato.
(emiliano minella)

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