IL RIMBORSO AL PERSONALE DIPENDENTE DEI “COSTI CHILOMETRICI” – QUESITO

Vorrei rimborsare i costi chilometrici sostenuti dal dipendente. Qual è la
corretta documentazione da produrre per evitare contestazioni?

La Cassazione, abbastanza di recente, ha incluso tra gli importi esenti
dall’imponibile anche i rimborsi chilometrici privi di analitica
documentazione; sarebbe perciò sufficiente una rendicontazione mediante la
cd. nota spesa.
Dal dispositivo della sentenza emerge, dunque, la liceità della
rendicontazione “per massa” e per percipiente che trova, quale unico
vincolo analitico, la descrizione del tipo di automezzo utilizzato.
Questa descrizione è necessaria in quanto ogni automezzo produce “costi
chilometrici” diversi derivanti da variabili differenti (costo
dell’acquisto del bene, costi accessori – assicurazione, bollo e
manutenzione e consumi di carburanti, olio e altri fluidi) che si
modificano per tipologia di auto, modello e allestimento.
La nota spese, utile a provare l’esonero contributivo delle indennità
risulta conforme alle esigenze nel caso in cui la stessa documenti i
rimborsi chilometrici con riferimento: al mese di utilizzo; ai chilometri
percorsi nel mese; al tipo di automezzo usato dal dipendente; all’importo
corrisposto a rimborso del costo km sulla base della tariffa Aci.
Sembrerebbe pertanto che non sia più necessaria, come invece prevedeva
l’Inps, l’analitica indicazione dei viaggi giornalmente compiuti, delle
località di partenza e di destinazione, con specificazione dei clienti
visitati e riepilogo giornaliero dei km percorsi.
Tuttavia, pur in presenza della citata pronuncia della Suprema Corte, può
essere preferibile, al fine di evitare contenziosi, utilizzare la nota
spese quale elemento di rendicontazione, e rispettare quindi il principio
insito nella circolare n. 188/E/98 secondo cui “ai fini della
documentazione delle spese (non solo di viaggio), le spese devono
risultare sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte,
e purchè le stesse siano attestate dal dipendente mediante nota
riepilogativa”.

(giorgio bacigalupo)

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