Sediva News del 12 aprile 2011

Conservazione degli scontrini del POS – QUESITO

Gli scontrini dei pos devono essere conservati e per quanto tempo ? o
possono essere eliminati dal momento che risultano sull’estratto conto
della banca?

Non si rinvengono norme specifiche che impongano la conservazione delle
ricevute emesse dai terminali POS, anche se notoriamente sono ricevute
necessarie per il controllo (e l’eventuale contestazione nei confronti
della società fornitrice del servizio) dell’esatta corrispondenza con i
dati riportati – per questi incassi – sull’estratto conto bancario.

A tal fine, dunque, è consigliabile suddividere le ricevute su base
giornaliera fino a che non pervenga l’estratto conto, e a quel punto sarà
soltanto l’estratto conto come tale (e non le varie ricevute POS, quindi) a
costituire, in quanto elemento di sostegno alle registrazioni contabili
obbligatorie per legge, un documento importante da conservare per tutta la
durata dei termini di prescrizione del potere d’accertamento del Fisco e
dunque, più o meno, per cinque anni (su questo argomento la rinviamo alla
ns. Sediva news del 31/3/2011), ovvero per un periodo maggiore quando non
siano definitivi gli accertamenti relativi al singolo anno d’imposta (art.
22 D.P.R. 600/73).

Invece, come abbiamo precisato sempre nella news appena citata, dal punto
di vista civilistico il periodo di conservazione è comunque di dieci anni,
al pari di tutta la documentazione aziendale.

Per completezza è bene anche ricordare che si rinvengono spesso – nei
contratti di utilizzo dei terminali POS – clausole specifiche che vincolano
i fruitori del servizio ad un periodo di conservazione minimo delle
ricevute (per es. 12 mesi, 18 mesi, 36 mesi ecc…); pertanto, essendo questi
particolari “scontrini” stampati su carta termica, per evitare che il tempo
renda illeggibile il loro contenuto a causa del naturale scolorimento a cui
sono soggetti (v. Sediva News del 24/11/2009) è opportuno fare al più
presto delle fotocopie (che sostituiscono a ogni effetto gli originali)
delle ricevute del POS da conservare poi per tutto il tempo previsto nelle
clausole contrattuali.

(m.giovannini)

La SEDIVA e lo Studio Bacigalupo Lucidi prestano assistenza contabile, commerciale e legale alle farmacie italiane da oltre 50 anni!