Sediva News del 15 aprile 2005

Il condono e la conservazione dei documenti – QUESITO

Vorrei conoscere con esattezza il periodo di conservazione dei documenti
fiscali (registro di fondo del registratore di cassa, registro
corrispettivi, bilancio, fatture,ecc..:). Vorrei sapere inoltre se, avendo
aderito al condono, devo conservare o meno i documenti fiscali relativi
agli anni oggetto del condono.

Secondo la normativa fiscale, i documenti contabili devono essere
conservati fino al 31 dicembre del 5° anno solare successivo: ad esempio,
una fattura datata 15/01/00 deve essere conservata fino al 31/12/2005 (il
termine coincide, non certo per caso, con quello di scadenza del potere di
accertamento – da parte del Fisco – ai fini delle imposte sul reddito). Fa
eccezione a questa regola il giornale di fondo del registratore di cassa
(quel rotolo di carta inserito al suo interno), che deve infatti essere
conservato soltanto per il biennio successivo alla data dell’ultima
operazione che vi è riportata, cosicchè un giornale di fondo che abbia come
ultima emissione, poniamo, lo scontrino datato 30/06/2003 può essere
eliminato a partire dal 1/07/2005.

Secondo il codice civile, invece, la documentazione deve essere conservata
per dieci anni e noi, pertanto, riteniamo di dover consigliare
prudenzialmente di rispettare questo termine più ampio.

Naturalmente, ove sia stato notificato un accertamento, e fino a che questo
non sia definito, o comunque sia ancora in piedi l’eventuale contenzioso
presso la Commissione Tributaria, motivi questa volta di opportunità
pratica suggeriscono di conservare la documentazione contabile anche al di
là dei termini suindicati.

Anche per i documenti relativi al personale dipendente varrebbe il
principio generale del codice civile, secondo cui essi vanno conservati per
dieci anni.

Senonché, per la documentazione strettamente inerente al versamento dei
contributi all’Inps e all’Inail il discorso si pone in termini diversi,
perché dobbiamo tener seriamente conto dell’eventualità, tutt’altro che
peregrina, che il lavoratore possa contestare al datore di lavoro, ad
esempio, una pensione liquidatagli in un ammontare inferiore a quello dal
lui atteso (o non liquidatagli affatto) a causa di asserite carenze od
omissioni appunto nei versamenti contributivi. Ed una vicenda come questa,
badi bene, potrà porsi per la prima volta, nel concreto, soltanto quando il
lavoratore maturerà il (minore) trattamento pensionistico (o non ne
maturerà alcuno), e quindi sembra proprio il caso che almeno gli specifici
documenti comprovanti il pagamento dei contributi siano conservati
addirittura fino al compimento del decimo anno dalla data stessa del
pensionamento del singolo dipendente, perchè soltanto allora si compirà la
prescrizione in ordine ai diritti di quest’ultimo.

In conclusione, anche se l’adesione al condono La pone al riparo dalla
maggior parte degli accertamenti fiscali, restano sempre aperte le
questioni civilistiche e quindi vale comunque la pena, come accennato
all’inizio, rispettare in ogni caso il termine dei 10 anni per la
conservazione dei documenti.

(r.santori)

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