I termini di conservazione dei documenti – QUESITO

La mia farmacia è piena di carte: per quanti anni devo conservare i
documenti contabili, magari in cantina (a proposito, sarebbe corretto ?),
e cosa invece posso eliminare?

Secondo la normativa fiscale, i documenti contabili devono essere
conservati fino al 31 dicembre del 5° anno successivo: ad esempio, una
fattura datata 15/01/98 deve essere conservata fino al 31/12/2003; il
termine coincide, non certo per caso, con quello di scadenza del potere di
accertamento – da parte del Fisco – ai fini delle imposte sul reddito. Fa
eccezione a questa regola il giornale di fondo del registratore di cassa
(quel rotolo di carta inserito al suo interno), che deve infatti essere
conservato soltanto per un biennio decorrente dalla data dell’ultima
operazione ivi riportata: così, ad esempio, un giornale di fondo che abbia
come ultima emissione lo scontrino datato 01/07/2000, può essere eliminato
a partire dal 1/07/2002.
Secondo il codice civile, invece, la documentazione deve essere conservata
per dieci anni e noi consigliamo prudenzialmente di rispettare questo
termine più ampio.
Naturalmente, ove sia stato notificato un accertamento, fino a che questo
non sia definito, o comunque sia ancora in piedi l’eventuale contenzioso
presso la Commissione Tributaria, motivi di opportunità suggeriscono di
conservare la documentazione contabile anche al di là dei termini
suindicati.
Quanto al luogo di conservazione dei registri e delle scritture, può
essere la farmacia, come il magazzino, come pure qualunque altro (e
quindi anche la cantina), sempre che se ne dia comunicazione all’Agenzia
delle Entrate.

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